サラリーマン行政書士の日記

本ブログは、サラリーマン行政書士である私が本業及び副業並びに中小企業診断士に挑戦及び奮闘する様を綴るブログです。

クラウドストレージ、どれを使ってますか?

こんばんは。
 
 
たまには経営情報システム、もとい、ITに関するお話を。
 
皆さん、クラウドストレージはどれを使っていますか?
 
今では様々なサービスが提供されており、違いを比較するのも一苦労なのではないでしょうか。
 
かく言う私も、「これがいいですよ!」ではなく、「良いのがあればぜひ教えてください」という方です。
 
とはいっても、これまで多くのアプリを利用してきましたので、ちょっとシェアさせていただきたいと思います。
 
まずは、どのようなサービスがあるのか、ご紹介します。
このような分類の仕方があるのか、正しいのかはわかりませんが、個人的にクラウドストレージサービスは二つに分類できると思っています。
 
ひとつはストレージ系。
ローカルのフォルダと同じイメージで使うことができます。
 
もうひとつは、メモ、ノート系。
メモ帳やノートに書き込むようなイメージで使うことができます。
 
これらのうち、私は4つを普段使いしています。
見てわかる通り、同じ分類のものを併用もしております。
クラウドストレージなので、会社のPCにアプリをインストールして同僚に共有することもできます。
一方で共有することもない、また会社のPCに入れるべきではない個人のデータもあります。
それらを明確に分けるには、サービスやアカウントを複数持って住み分けしてしまうのがわかりやすいと感じ、そのようにしております。
 
具体的には、個人のPC、会社のPCには、それぞれのマイクロソフトアカウントがあり、OneDrive(マイクロソフトが提供するサービス)もそれぞれに入っています。
個人PCは日常使い、またはバックアップのストレージとして、会社PCは同僚とOfficeファイル共有し、共同作業するのに使っています。
ふたつのアカウントは明確に個人、仕事と区別しています。
 
個人のiPhone7にもOneDriveアプリを入れているのですが、アプリを起動して下にある「写真」ボタンを押すと、iPhoneで撮影した写真が自動でOneDriveに同期されます。
ギガモンスターですので、wi-fi環境下でなくても、何ら気にすることなく同期しています。
写真をスマホで撮影、OneDriveで同期=PCのOneDriveにも同期、慣れたキーボードで長文ブログを書きながら写真を挿入。
こんなことが簡単な操作でスムーズにできてしまいます。
 
また、個人、会社どちらのPCにも、Dropboxをひとつのアカウントで利用しています。
現在進行中の業務や、重要度の高いものを除き、多くのファイルがここに入っています。
これにより、自宅、休日でも仕事の続きをすることができます。
 
ちなみに、これは持ち帰り残業につながりますし、流出の危険性もないわけではないので、有事の際に自分で対処できるITリテラシー、スキルを持ち合わせない方にはオススメできません。
まだBYODのルールや、アプリの使用制限などのない中小企業だから許されるというか、まかり通る使い方ではあります。
 
 
また、ノート系としては、EvernoteOneNoteも使っております。
Evernoteスマホアプリが優れいていて、FastEverという人気アプリを瞬時に起ち上げ、アイデアを書きとどめておくことができます。
OneNoteスマホアプリがありますが、ちょっと起動がもたつきますし、瞬発力はありません。
ただ、個人的にはこちらのほうが気に入っていて、ビジネスユースで特に力を発揮します。
 
これを使い始めてまだ半年足らずですが、すぐに魅力に取りつかれ、会社の自部署で導入しました。
上司同僚のPCにマイクロソフトアカウントの設定からOneDrive、OneNoteの設定まですべて行い、会議の議事録はOneNoteに書き込むことにしました。
書き込むだけでなく、データもおけるので、会議はこのOneNoteを開きっぱなしにして進行します。
議題や業務の進捗といった文章は直接入力し、表やグラフ、スライドといった資料はノートに張り付けることができ、必要に応じて開いて見せることができます。
会議中に資料の修正あれば、編集してそのまま保存することでノートに張り付けてあるデータに、更新が反映されます。
 
Evernoteでも共有はできるのですが、やはり仕事で使うので、マイクロソフト、Officeの一つというブランド力、信頼性は抜群です。
いくら中小企業でルールも緩やかとはいえ、あまり知られていないフリーアプリを入れるのは抵抗があります。
もちろん、ブランド力だけでなく、実際に使いやすいので使っているわけですが。
 
会議の議事録ですが、通常の会議だと、誰かが書記役を買って出なければならず、その人は多く発言することができなくなります。
そんなときOneNoteがあれば、発言しているときは別の参加者が書き込めばよいのです。
書き込みはノートを共有していれば誰でもできるので、誰かが書いているノートに同時に、追加の書き込みをすることができます。
 
OneNoteの面白いところは、ワードのように書き始める場所が決まっているわけではなく、適当なところをクリックすると、そこから書き始めることができ、コンテナというテキストボックスが生成されるところ。
書いた後にこれを移動できるので、会議中はとにかく喋り、みんなで書き、後でコンテナのレイアウトを整理すればよい。
クリエイティブな発言やアイデアが議事録から漏れてしまうことを防いでくれます。
これって、本当に素晴らしいことだと思います。
 
Evernoteでは普段の思い付きを記憶させ、OneNoteでは皆のアイデアを漏れなく書きとどめておける。
完璧ですし、最強です。
 
ワンストップサービスというのも魅力的ですし、企業の基幹システムERPは、一社でまとめるのが最適効率的とも思います。
ですが、IT技術の進化に伴い、アプリを気安くインストール、運用ができるようになったので、「つまみぐい、いいとこどり」が最良の選択肢となるシーンも増えているのではないでしょうか。
 
もしよろしければ、上記のような使い方を職場で導入してみてはいかがでしょうか。
一応、念のため、「自己責任」の範囲でやってみてください。
 
使って広げて知ってから、絞っていく。
中小企業のIT推進はこれで行きましょう。
 

 

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