サラリーマン行政書士の日記

本ブログは、サラリーマン行政書士である私が本業及び副業並びに中小企業診断士に挑戦及び奮闘する様を綴るブログです。

第二領域、こなしてますか?

こんにちは。

 

なかなか進まぬ会社施策に、喝!かぁーつ!!

というわけで、愚痴&時間管理マトリクスのお話。

 

最近仕事でOffice365の導入を検討しているのですが、なかなか検討段階から動き出せず、困っています。

 

私は総務、会社には情シスがあるので、システム案件は総務サイドだけで進めることはできない。

必然的に情シスとの打合せ、段取りなどが発生しますが、情シスの課長さんが忙しいことを理由に日程調整に非協力的…。

この案件はそちらの部長さんからもお話いただいてますから、忙しくても協力していただかないと、そちらも評価にも繋がるのでは?と思いつつ。

 

いずれにしても、このシステムは全社的なシステムインフラですので、早期導入しフル活用することが生産性向上に直結します。

導入とはいっても、古いPCにバンドルされたOfficeを使い続けるか、償却も終わっているPCのリプレースと同時に、契約もサブスクリプションに切り替えるか、それだけ。

コストがかかると言っても、いつかは切り替えが必要になるもの。

コストの先延ばしをできることよりも、導入メリットを先延ばしする弊害のほうが大きい。

 

そんなわけで、私としては重要度がかなり高い部類の案件だと思っております。

ただ上記の通り、今のPCにOfficeが入っていないわけではないので、緊急度としてはなによりも優先すべきことというわけでもない。

 

こういう話になると頭に浮かぶのは、重要度と緊急度の四象限、時間管理マトリクスですね。

縦軸に重要度、横軸に緊急度がきて、よっつに分ける、アレです。

 

 

第四領域、重要度も緊急度も低い、いわゆる無駄なこと。

第三領域、重要度は低いが緊急度が高く、よくこれに振り回されます。

第一領域、重要度も緊急度も高い、クレームや身に迫った危機など。

さて、第二領域、重要度が高いけど、緊急度が低いものが残りました。

実はここが、多くの人が抜けてしまうところ、ということになります。

どのような領域かというと、将来的な投資です。

会社で言えば今後の軸となる新事業だったり、個人で言えばスキルアップだったり。

事業承継のための後継者作り、次世代幹部の育成もそう。

それが実を結ぶのは先になるので、明日、また明日と先延ばしにしてしまう。

 

第一領域はといえば、もうやるしかなく、選択肢はありません。

その次に、と思うのですが、第三領域、緊急度の無駄な会議等に振り回されがち。

その結果、第二領域に時間をかけることができなくなってしまう。

ついつい緊急度を基準にして優先順位をつけてしまうのですね。

でも、第二領域を疎かにする人や組織は、その場に停滞することになります。

緊急度の高い仕事はこなせているので、日々忙しく過ごしてはいるのですが、レベルアップがない。

 

同僚やライバル企業は日々成長しているはずですので、自分だけ取り残されてしまいます。

では、同僚やライバル企業も停滞していたら?もしそうであれば、その市場が新しい技術やサービスに代替される日も近いでしょう。

 

そうならないためにも、第二領域を少しずつでもこなしていかなければなりません。

今回のOffice365導入も、ただのシステム導入にあらず。

しっかり使いこなせば、業務全体が効率化し、コミュニケーションが加速する。

導入直後から加速するので、遅れればその差は取り戻せませんし、早ければ他社を出し抜けます。

 

個人でも組織、企業でも同じです。

緊急でないがゆえに見えにくくなっている重要なこと。

それは人それぞれですし、潜在的で、しっかりと考えないとまだ見えていないかもしれません。

なにか明確な目標ができれば、おのずと見えてくるものかもしれません。

その第三領域に当てはまるものが見つかったときの為に、ただ忙しいだけの第三領域、全く無駄な第四領域をしっかり圧縮して、第二領域に着手できるように備えておかなければいけませんね。

 

その意味でもOffice365!!無駄な作業を圧縮!TV会議で移動コスト圧縮!!

クラウド化でメンテナンスの人的コストも圧縮!!

さっさと導入・活用して、改善や次の一手を考える時間を作りたいです。

 

 

Copyright © Shinichi, all rights reserved.

PrivacyPolicy